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La bonne dimension de son espace temps

« Ce n’est pas faisable », « Je n’ai pas le choix », « Mais je suis obligé de répondre aux sollicitations », « C’est impossible de lui dire non, c’est mon boss quand même ! », voilà les phrases que j’entends dès que j’évoque la gestion de leur temps à la plus part de mes clients. La force d’affirmation me démontre bien plus la puissance de la croyance que la réalité de la situation.


J’ai souvent constaté ceci : plus la personne est en difficulté avec son quotidien au travail, plus elle est convaincue de l’impossibilité de changer quelque chose.


Je vois apparaitre des résistances en écho aux résistances qu’elle ressent dans son environnement professionnel et contre lesquelles elle est en lutte à sa mesure.


Mon expérience des formations en la matière me confirme que ce type d’apport, s’il permet de poser les premiers pas d’un changement, ne suffit hélas pas pour un changement véritable. Une aide concrète ne peut s’épargner un accompagnement situationnel sur le long court car celui-ci touche aux mécanismes propres à la personne et au système. Ils sont spécifiques, complexes et sensibles.


La question de la charge de travail touche plusieurs aspects. Les outils de gestion du temps n’aident que peu la plus part des stagiaires en formation. De retour au bureau, seuls quelques trucs et astuces sont mis en place, et parfois seulement pour un temps.


Les difficultés d’améliorations auxquelles les stagiaires vont être confrontés sont nombreuses. En voici quelques-unes :

  1. L’ennemi principal est la force de l’habitude qui s’apparente alors à une forme d’inertie. Adopter une nouvelle organisation nécessite de la concentration. Se dégager des petites façons de faire habituelles prend du temps, or c’est bien de temps dont manquent ces personnes, et cela rencontre parfois des complications comme ce qui suit.

  2. Une nouvelle façon de travailler peut requérir de la faire valoir auprès de son responsable ou de la personne auprès de laquelle on veut instaurer un autre rapport au temps. S’exprimer, argumenter, convaincre, refuser sont autant de difficulté pour les personnes qui n’ont pas l’habitude de se confronter à l’autre. Apprendre à mieux s'affirmer pour ces salariés sera un peut-être plus pertinent qu’une formation en gestion du temps.

  3. Une nouvelle organisation dans son travail peut avoir un impact sur celui des autres. Les personnes touchées risquent fort de devenir des opposants. Cela peut influer considérablement la possibilité de la mettre en œuvre. Il s’agira ici de ne pas imposer mais d'avoir les clés d’un changement gagnant-gagnant qui ne sont pas toujours fournies en formation de gestion du temps.

  4. Améliorer la gestion du quotidien peut parfois remettre en question certains aspects même du poste, voire du service. Lorsqu’on soulève le voile de la gestion du temps, il arrive qu’on découvre un plus grand changement nécessaire, « C’est le chantier » comme dit l’adage dans le vrai sens du terme. Dans l’urgence du quotidien, sortir la tête du guidon est, pour beaucoup de manager, le risque de devoir tout remettre en question, du moins un grosse part... Et, encore une fois, le temps manque !

Que faire face à ces aspects quand on n’en peut plus ? Quels seraient les premiers pas possible pour améliorer les choses ?


Ces questions provoquent beaucoup de souffle et d’épaules qui s’affaissent lorsque je les pose en séance. Passé les outils et les apports du type « urgent / important », « facile / rapide », « les diablotins », etc... C’est dans l’approche du contexte qu’il s’agit d’être plus subtile et attentif. Or c’est ce qui manque dans les formations.


Pour voici quelques pistes, non exhaustives et — j’y tiens — à prendre avec délicatesse car chaque système est particulier et sensible :

  1. Identifier à quoi l’on passe réellement son temps. Il s’agit durant quelques semaines de tracer son quotidien et de répertorier le temps passé par type de tâche. Cela nécessite d’y penser, de prendre l’habitude de noter régulièrement son temps et à quoi il a été dédié. Il faut donc structurer un minimum ce que l’on trace. Ce premier relevé permettra de mettre une réalité face aux ressentis. Observer ses propres résultats de manière factuelle facilite la prise de conscience et peut changer la façon dont on va communiquer sur eux et étayer plus facilement les difficultés rencontrées.

  2. Repérer les situations qui génèrent le plus de tension et de désagrément. Ce qui nous agace et agace les autres sont révélateurs de quelque chose qui cloche. Un processus inadapté, un abus de pouvoir, un manque de communication, etc. Là où ça blesse c’est souvent un point d’accroche pour tirer le fil d’un nœud à défaire dans un système complexe. Nous voudrions tout régler mais ce n’est pas possible. Il est préférable de faire une chose à la fois pour mieux la traiter.

  3. Repérer ce qui dépend de soi et ce qui dépend des autres. Parfois nous voulons régler des problèmes qui ont besoin d’actions ou de décisions qui ne dépendent pas de nous. Il s’agit alors de recenser les faits et d’apprendre à remonter les informations, les conséquences, les risques et les solutions possibles pour aider à la décision. Bien trop de salariés ne savent pas s'expliquer en remettant la responsabilité à sa juste place au cœur de la communication. J’entends souvent des managers prêts à agir mais ils ne parviennent pas à mesurer réellement la situation du terrain faute d’une remontée dépassionnée et tangible.

  4. Utiliser la contamination positive. C’est à dire convaincre par la démonstration. Si nous voulons influer positivement un système, une équipe, pour l'améliorer, il n’y a rien de tel qu’être modèle et s’appliquer à soi-même ce que nous voudrions pour tous. Dernièrement, un de mes clients à su démontrer l’efficacité de sa gestion en maintenant 2 tableaux en parallèle pendant plusieurs mois. Le manager et l’équipe ont finalement été conquis par son suivi qui est apparu plus clair et pertinent que celui en place. Des exemples comme celui-ci sont tellement variés qu’il est difficile ici de vous en donner. Lorsque nous voulons changer quelque chose, et à condition que cela dépende de nous, il faut parfois un mal pour un bien. Le mal ici en question est de travailler plus dur un certain temps pour témoigner de sa vision et du possible. Bien entendu cela requière d’avoir dépassé certaines idées reçues et d’avoir recouvré de la motivation et une meilleure confiance en soi.

  5. Oser demander. Mieux s’organiser et réorganiser son temps est un des sujets névralgiques de la vie des entreprises aujourd’hui. Obtenir des ressources complémentaires n’est pas impossible. Croire que ça l’est serait une erreur. J’invite souvent mes clients à se demander ceci : « où je me sens sûr / où je me censure » ? C’est en identifiant nos évitements que l’on peut lever des pistes auxquelles on renonce par croyances et peurs. C’est en s’appuyant sur ces points forts que l’ancrage peut se faire pour mieux s’affirmer et permettre un changement dans ses routines étouffantes.

Les entretiens annuels d’évaluation sont un espace où ces aspects peuvent être soulevés. Beaucoup de manager attendent de leur équipe, comme leur propre manager attend peut-être d’eux-mêmes, d’être proactif, de devenir efficient, d’être performant, etc. Mais très peu d’accompagnement sont proposés pour faciliter cette démarche. Les formations soft-skills sont bien loin de suffire vous en comprendrez maintenant les raisons.


Améliorer son quotidien, que ce soit en matière d’efficacité, de pertinence, de relationnel ou de communication, mieux gérer son temps, sortir de ses travers et ceux des autres requière bien plus qu’une trousse à outils. La boite magique du tableau et de la méthode a besoin d’une attitude et d'une pratique régulière, ajustée, encouragée et surtout patiente. Je reste convaincue que le coaching offre cette voie de transformation à condition qu’on lui laisse sa place et qu’on ose, dans ce beau paradoxe, lui donner du temps pour en gagner.


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